Đâu là cách tốt nhất để lưu kho dữ liệu dài hạn?

Lưu kho dữ liệu (Data Archiving) là một trong những khái niệm quan trọng nhất cần chú ý giữa sự bùng nổ của dữ liệu trong kỷ nguyên số hiện nay. Nó có thể là việc lưu giữ lịch sử của các tài liệu hoặc lưu trữ các file cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp nhằm bảo quản và thuận tiện truy xuất thông tin trong tương lai khi cần đến. Tuy nhiên, vì mục tiêu chính là lưu giữ dữ liệu lâu dài, việc lưu kho dữ liệu như thế nào cho hợp lý sẽ cần được cân nhắc kỹ lưỡng.

Mặc dù bề ngoài các bản backup và archive nghe có vẻ giống nhau, nhưng chúng lại hoàn toàn khác nhau. Backup chỉ là một bản sao của tất cả dữ liệu, có thể truy cập ngay để khôi phục khi dữ liệu gốc bị mất. Ở mặt khác, Archive liên quan đến việc lưu kho dữ liệu gốc trong một thiết bị lưu trữ riêng biệt mà người dùng không thể truy cập ngay lập tức được. Vì vậy, đối với tất cả dữ liệu mà người ta không nhất thiết phải luôn luôn có thể truy cập ngay nhưng chúng có giá trị và không thể xóa đi được, thì lưu kho chúng là lựa chọn tốt nhất.

Các phương thức lưu kho dữ liệu

Các giải pháp lưu kho dữ liệu phụ thuộc vào quy mô lượng dữ liệu, cũng như khoảng thời gian người ta muốn lưu giữ. Hiện có các giải pháp lưu kho trực tuyến và ngoại tuyến khác nhau, mỗi giải pháp có những ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là các cách dữ liệu được các doanh nghiệp lưu kho dài hạn và cách tốt nhất để làm điều đó.

Lưu kho dữ liệu ngoại tuyến

Lưu kho dữ liệu ngoại tuyến bao gồm lưu trữ dữ liệu trong ổ cứng, USB flash drive, Băng LTO và thẻ nhớ. Những phương thức này lý tưởng cho những người đang tìm kiếm các phương pháp lưu kho dữ liệu của họ hiệu quả về chi phí. Các thiết bị này chiếm ít dung lượng hơn và có thể lưu giữ dữ liệu trong hơn mười năm hoặc lâu hơn. Các phương thức lưu trữ này hoàn hảo cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ với lượng dữ liệu cần lưu trữ tương đối ít và thời gian lưu trữ cũng ngắn hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý sự mỏng manh của chúng vì chúng khá dễ bị hư hại do các điều kiện môi trường khác nhau. Từ việc độ ẩm quá cao cho đến nhiệt độ tăng lên, loại lưu trữ này có thể bị hỏng nếu chúng không được bảo quản và bảo trì đúng cách.

Lưu kho dữ liệu trực tuyến

Nếu một đơn vị cần lưu trữ dữ liệu với một lượng lớn dữ liệu và có sẵn hệ thống cho phép tìm kiếm và index thuận tiện để giúp họ truy xuất dữ liệu dễ dàng, lưu trữ dựa trên đám mây (cloud-based) sẽ là giải pháp. Phần mềm lưu trữ dựa trên đám mây được cấu hình cho tính năng archive là lý tưởng cho các công ty lưu giữ dữ liệu của họ mà không sợ bị mất.

Phần mềm lưu kho chuyên dụng rất chuyên sâu trong việc xử lý khối lượng tài liệu khổng lồ và lưu trữ chúng dưới các cơ sở dữ liệu riêng biệt để tổ chức lưu trữ dễ dàng hơn. Hơn nữa, khách hàng có thể lưu giữ dữ liệu của họ bao lâu tùy ý. Các tổ chức ở các lĩnh vực quan trọng như bất động sản, ý tế, khách sạn, ngân hàng và thậm chí cả cơ quan nhà nước dựa vào phần mềm này để lưu trữ dữ liệu nhạy cảm với độ bảo mật cao nhất. Một phần mềm lưu trữ lý tưởng là cách tốt nhất để lưu giữ một lượng lớn dữ liệu và có thể lấy ra một cách thuận tiện trong tương lai hoặc khi công ty gặp phải tình trạng mất dữ liệu hay ransomware. Để nói rõ hơn về hiệu quả của phần mềm lưu kho dữ liệu, đây là một số tính năng mà hầu hết các phần mềm đều có:

Chúng tuân thủ các quy định pháp lý như GDPR, SEC, FINRA, CFTC, v.v. để đảm bảo an toàn.
Quá trình lưu giữ và tổ chức dữ liệu được tự động hóa trong hầu hết các phần mềm archive.
Chúng có một hệ thống tìm kiếm và lập chỉ mục phức tạp nhằm truy xuất hồ sơ nhanh chóng.
Hầu hết phần mềm có hệ thống phân loại sẵn có thể được cá nhân hóa theo yêu cầu của người dùng. Điều này giúp tự động hóa quá trình loại bỏ hoặc giữ lại các bản ghi cụ thể dựa trên mức độ quan trọng của chúng.
Các báo cáo được tạo tự động thông qua phần mềm archive với nhật ký truy cập và các bản cập nhật.
Kho lưu trữ của bên thứ ba cũng tương thích với phần mềm này để truy xuất bản lưu khi gặp thảm họa và hỏng hóc.

Một cách tốt nhất để lưu kho dữ liệu là đầu tư vào một phần mềm lưu trữ tốt và sử dụng hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây. Với phần mềm mạnh mẽ hỗ trợ hệ thống lưu trữ đám mây vô thời hạn, dữ liệu lưu trữ sẽ luôn được sắp xếp hợp lý và an toàn trong vài năm tới. Các giải pháp phần mềm này thường có sẵn các mức giá khác nhau để hỗ trợ mọi quy mô doanh nghiệp, từ startup đến các tập đoàn lớn.